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序号 |
字段名称 |
字段名 |
长度 |
类型 |
取值范围 |
说明 |
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1 |
档案馆代码 |
GDM |
6 |
C |
阿拉伯数字 |
著录依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予的代码，档案室可以为空 |
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2 |
★全宗号 |
QZH |
4 |
C |
大写英文字母、阿拉伯数字 |
著录给定的全宗编号,当位数不够时，在表示全宗号的数字前填“0”补齐 |
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3 |
★目录号 |
MLH |
4 |
C |
阿拉伯数字 |
立卷改革前著录档案所在案卷的目录编号，当位数不够时，在表示目录号的数字前填“0”补齐，如1号目录用“0001”表示 |
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4 |
★案卷号 |
AJH |
5 |
C |
阿拉伯数字 |
立卷改革前著录档案所在的案卷编号,当位数不够时，在数字前填“0”补齐 |
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5 |
★页号 |
YH |
3 |
C |
阿拉伯数字 |
立卷改革前著录文件的起始页（件）号 |
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6 |
★归档年度 |
GDND |
4 |
C |
阿拉伯数字 |
“归档年度” 按立卷改革后新标准著录，如归档年度是“2004年”，则用“2004”表示 |
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7 |
★保管期限 |
BGQX |
1 |
C |
永久、长期、短期 |
著录文件形成时所定的保管期限，分别用1、2、3表示 |
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8 |
★件号 |
JH |
5 |
C |
阿拉伯数字 |
立卷改革后著录档案文件的件号,当位数不够时，在数字前填“0”补齐 |
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9 |
总页数 |
ZYS |
4 |
C |
阿拉伯数字 |
立卷改革前此项可以不著录；立卷改革后著录一件归档文件的总页数；当位数不够时，在表示总页数的数字前填“0”补齐 |
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10 |
★正题名 |
ZTM |
120 |
C |
汉字、外文、数字、逗号、引号、书名号等部分标点符号 |
著录归档文件的标题 |
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11 |
副题名 |
FTM |
100 |
C |
汉字、外文、数字、逗号、引号、书名号等部分标点符号 |
当正题名能够反映文件内容时，副题名一般无需著录；反之则照实著录 |
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12 |
★责任者 |
ZRZ |
60 |
C |
汉字、外文、数字、逗号等 |
团体责任者按《重庆市各级机关、团体、企事业单位名称简称》著录规范简称，个人责任者著录正名；责任者一般不超过3个，当超过3个时，选择与文件关系较密切的3个著录，并在最后一个责任者后加“等”字。各责任者之间用“，”隔开，考证不出责任者时，用3个“X”代替 |
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13 |
★文号 |
WH |
25 |
C |
阿拉伯数字 |
著录文件的发文字号，由发文代字、年度、顺序号三部分组成，年度、顺序号用阿拉伯数字表示，年度用半角中括号 |
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14 |
★成文时间 |
CWSJ |
8 |
C |
数字 |
著录归档文件的形成时间，格式为20040203，当年、月、日考证不出时，分别用4位、2位、2位“0”代替 |
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15 |
密级 |
MJ |
1 |
C |
公开、国内、内部、秘密、机密、绝密等 |
一般著录归档文件形成时所定的密级，对已升、降、解密的，应著录新的密级，文件无密级时不著录；用0、1、2、3、4、5分别代表公开、国内、内部、秘密、机密、绝密 |
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16 |
附件 |
FJ |
100 |
C |
汉字、外文、数字、逗号、引号、书名号等部分标点符号 |
指文件正文后的附加材料，著录附件题名 |
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17 |
分类号 |
FLH |
30 |
C |
《中国档案分类法》中的分类号、空格 |
著录档案所属类目的符号。分类标引依照《档案分类标引规则》并从《中国档案分类法》中选择恰当的分类号进行标引。分类号用半角字符。当出现多主题时，可标引3个以下分类号，之间用半角空格隔开 |
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18 |
主题词 |
ZTC |
60 |
C |
《中国档案主题词表》、《公文主题词表》中的主题词、空格 |
著录揭示档案主题内容的规范词。主题标引依照《档案主题标引规则》，从《中国档案主题词表》或《公文主题词表》中选词标引。一般标引5个以下主题词，各主题词之间用半角空格隔开 |
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19 |
人名 |
RM |
20 |
C |
汉字、外文 |
著录有查考价值的人名 |
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20 |
开放标志 |
KFBZ |
1 |
C |
A、B、C、D， |
属于严格控制的必须持原发文机关党委出具的介绍信、指定专人查阅利用的用“A”；属一般控制的必须持有县级以上单位党委（党组）出具的介绍信查阅利用的用“B”；属于不涉密的非普发性文件，各级党政机关、团体、企事业单位工作人员，须持有本单位介绍信可以查阅利用的用“C”；属于不涉密的普发性文件，或按规定可以向社会开放的用“D”；具体范围参照国家档案局《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》进行著录 |
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21 |
电子文档名 |
DZDH |
50 |
C |
操作系统认可的文件名 |
如果有电子档案，则著录表示电子档案的一组代码 |
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22 |
档案种类 |
DAZL |
10 |
C |
文书、科技、专门、音像、照片、底图、电子、实物、其它 |
根据档案内容及载体材料著录 |
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23 |
附注 |
FZ |
100 |
C |
汉字、数字、外文、空格、标点等 |
著录档案中需要解释和补充的事项 |
