重庆市电子档案管理技术标准
第一章 总 则
第一条 为了加强重庆市电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和开发利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》〔GB/T 18894-2002〕、《重庆市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》和有关法规、国家标准、行政规章，结合重庆实际制订本标准。
第二条 本标准适用于重庆市各级党政机关、人民团体、企事业单位，其他单位可参照执行。
第三条 本标准以维护电子档案的真实性、完整性、有效性为原则，保证电子档案的安全性和可利用性。
第四条 基本术语解释
（一）电子文件是指法人、其他组织和个人在公务活动中形成的数字形态记录。它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件，用数字(比特)形态表现，通过编码和解码来输入和输出。
（二）电子档案是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值，按照有关电子文件归档管理规定处理并且已经归档的电子文件。
第二章 电子档案的种类
第五条 电子档案主要有以下几种类型：
（一）文本文件：指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等。
（二）图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。
（三）图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。
（四）影像文件：指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。
（五）声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。
（六）多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。
（七）数据库文件：指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。
（八）超文本文件：超文本文件以节点为信息单位（传统文本文件以字符为信息单位）。它可以是文本、图形、图像、动画、声音、甚至计算机程序或它们的组合体。在概念上，一般把已组织成网（WEB）的信息称为超文本文件。
（九）计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关支撑软件等。
（十）数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。
第三章 电子档案的存储
第六条 电子文件具有对计算机系统的依赖性、非人工直接识读性、复制传递的高保真性、信息与载体的可分离性、信息内容的易改性、载体的不稳定性等特性，并且对于不同信息类型的电子文件，由于其技术特点不同，存储载体和记录信息的标准、算法也不同，所以电子档案的存储应根据电子文件的特点分别采取措施保证其原始性、真实性、完整性：
（一）字处理文件
1、TXT文档可以作为电子档案直接存储。
2、XML文档可以作为电子档案直接存储。
3、对于其它类型的文档，如果无法转换为XML或TXT格式，则应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。
（二）图像文件
1、TIFF格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。
2、JPEG格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。
3、其它格式图片应转换为以上两种格式中任意一种，有特殊压缩参数的要作说明。
4、对于无法转换格式的图片应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。
5、由扫描仪获得的图像电子档案，对于普通纸质档案来说光学分辨率不低于200dpi，对于照片档案来说分辨率不得低于600dpi。
6、由缩微胶片扫描仪获得的电子档案，对于16mm胶片来说分辨率不低于200 dpi，对于35mm胶片来说分辨率不低于600dpi。
（三）图形文件
1、图形文件的存储要求参见图像文件的存储要求。
2、归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，对相关软件及各种数据信息应一并存档。
（四）影像文件
1、MPEG格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作为电子档案直接存储。
2、对于无法转换格式的影像文件应按原格式存放并将有关的软件、压缩算法和计算机系统信息一并存档。
（五）声音文件
1、WAV格式声音文件可以作为电子档案直接存储。
2、MP3格式声音文件可以作为电子档案直接存储。
3、对于无法转换格式的声音文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。
（六）多媒体文件
1、多媒体文件包含多种信息形式，信息完整的多媒体文件可以作为电子档案直接存储。
2、多媒体文件依赖的计算机软硬件信息及相关参数应一并存档。
（七）数据库文件
1、数据库文件DBF格式可以作为电子文件直接存储。
2、对于无法转换格式的数据库文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。
（八）超文本文件
1、超文本文件包含的信息较多，存储时注意数据的完整性。
2、信息完整的超文本文件可以作为电子档案直接存储。
3、超文本文件依赖的计算机软硬件信息应一并存档。
（九）计算机程序
1、计算机程序可以作为电子档案直接存储。
2、计算机程序依赖的软、硬件平台说明应一并归档。
（十）数据文件
1、数据文件的类型较多，包含以上所示的多种类型，具体类型的存储办法参考以上各类型的存储办法。
2、数据文件应对数据来源进行说明并一同归档。
第七条 对电子档案的说明性文档一律用TXT文档编写。
第八条 在合软、硬件平台条件下，应保证电子档案能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。
第九条 电子档案中涉及的口令、密匙、权限管理说明等应同电子档案一并归档。
第十条 保存与纸质等档案内容相同的电子档案时，要与纸质等文件之间互相建立准确、可靠的标识关系。
第十一条 用扫描仪、视频压缩卡等设备获得的电子档案，如果采用非标准算法，则应将相关软件一并归档。
第十二条 计算机系统运行和信息处理等过程中设计的各类参数、管理数据等应与电子档案一同归档。
第四章 电子档案的保管、利用和销毁
第十三条 电子档案应该拷贝到耐久性的载体上，一式3套，一套封存（A），一套供查阅利用（B），一套异地保存（C）。对于加密的电子文件，则应在解密后再完成上述工作。
第十四条 在相同条件下，电子档案的存储载体的选择应优先考虑可靠性和先进性。本标准推荐的存储载体是：只读光盘、磁带等。禁止使用软磁盘作为电子档案的长期保存载体。
第十五条 对于具有稳定可靠的网络环境的单位具体要求：
1、电子档案应存放于指定的计算机服务器上，服务器必须采取磁盘镜像、双机容错等备份措施。
2、内部局域网要有可靠的安全防范措施和管理制度，系统设备更新时必须制定严格的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行。
第十六条 电子档案的保管要求除应具备纸质档案的一般要求外，还应符合下列条件：
1、归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，作到防尘、防变形，避免阳光直接照射。
2、环境温度选定范围：17---20℃，相对湿度选定范围：35%--45%。
3、存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离，远离热源。
第十七条 电子文件存档时必须检查病毒及其他危害计算机的隐患，对于不能清除隐患的电子文件不得存档。
第十八条 存储电子档案的光盘应放入盒中存放，A、B两套电子档案应分开保管。
第十九条 电子档案的有效性保证：
（一）随着计算机技术和设备的更新发展，存储载体或电子档案数据会出现兼容性问题。
1、存储载体出现兼容性问题时应更换先进、可靠的存储载体进行复制。
2、电子档案数据出现兼容性问题时应对电子档案进行升级转换并进行复制。
3、复制后旧版存储载体应至少保留四年。
（二）刻录光盘时采用整盘刻录（disk-at-once recording）方式，不得使用多段刻录（multisession recording）等方式。推荐使用的刻录软件为： NERO BURNING６、WINONCD６以上版本。
（三）对磁性载体每2年、光盘每4年进行一次有效性、安全性检查，对存储载体的寿命、存储载体的兼容性、电子档案的兼容性等问题进行抽查，抽检率不得低于30%，发现问题要及时补救。
（四）存储在磁带上的电子档案，每年应倒带一次，五年转存一次。
（五）检查、拷贝、转换等情况要做好登记。
第二十条 电子档案在提供利用时应注意以下事项：
1、封存的电子档案不得利用和外借，利用时要使用电子档案的复制件。
2、用来查阅电子档案的计算机的软、硬件配置应能够正确识别、运行和输出电子档案。
3、通过网络查询和利用要有安全保密防范措施和可靠的监管制度。
第二十一条 电子档案的销毁：
1、可重复使用载体上的电子档案的销毁应确保电子档案及相关电子信息的不可恢复性删除。
2、一次性使用载体上的电子档案的销毁应将载体彻底销毁。
第五章 附则
第二十二条 本标准由重庆市档案局负责解释。
第二十三条 如国家有明确规定的，应以国家规定为准。
第二十四条 本标准自公布之日起执行。
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